Política de privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


Generalidades
El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de OVOSANTI
S.A.S, actuando como entidad de derecho privado, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley
1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los
cuales se garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de
datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.


Responsable
OVOSANTI S.A.S es una persona jurídica de derecho privado, domiciliada en el municipio de Tenjo,
constituida a través de documento privado el 27 de febrero de 2018, inscrita en Cámara de Comercio
el 27 de febrero de 2018, con el número 02306780, con NIT 901.159.492-2, cuyos datos de contacto
son los siguientes:


Dirección: Km 2, Bajo Espinalito, Via Fusagasugá, Arbeláez.

Teléfono: 3147333453

Correo electrónico: datos.personales@ovosanti.com


Definiciones
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales;
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables;
- Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con
otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
- Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con
otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe
sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen;
- Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con
la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
- Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo,
expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin
previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos
parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
- Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a
obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier
momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
- Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se
derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución.
En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o
por las personas previstas en la ley.
- Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u
otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados
conforme a la ley;
- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del
Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas,
humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos
personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de
la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que
comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos
personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en
los términos de la misma.


Contenido de las bases de datos
En las bases de datos OVOSANTI S.A.S se almacena información general como nombre completo
número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física,
teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la
OVOSANTI S.A.S puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán
sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente
información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la
relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos).


En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular,
en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.


Tratamiento
La información que consta en las bases de datos de OVOSANTI S.A.S es sometida a distintas formas
de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción,
compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o
total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada,
transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados,
subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos
correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de
los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. La
información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen
el manejo de información personal. En cumplimiento de deberes legales, OVOSANTI S.A.S podrá
suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.


OVOSANTI S.A.S velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando
que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente
autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.


Finalidad
La información recolectada por OVOSANTI S.A.S tiene como propósito permitir el adecuado
desarrollo de su objeto como entidad comercial. Además, OVOSANTI S.A.S guarda la información
necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria,
y laboral.


La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con
el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.


La información se almacena con el fin de dar cumplimiento a las actividades propias de su objeto,
particularmente las relacionadas con el desarrollo de la actividad agrícola, pecuaria y forestal en
todas sus formas y modalidades y la comercialización de productos y materias primas para la
actividad agroindustrial, pecuaria y agrícola en todas sus manifestaciones.


Derechos de los titulares
De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:


- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a OVOSANTI S.A.S o a los
Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a OVOSANTI S.A.S, salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo
previsto en el artículo 10 de la presente ley.
- Ser informado por OVOSANTI S.A.S o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que
le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o
supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado
que OVOSANTI S.A.S o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la
Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.


Obligaciones de OVOSANTI S.A.S

OVOSANTI S.A.S deberá:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
  •  Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  • Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.


Persona o área responsable
Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo
previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:
Entidad: OVOSANTI S.A.S
Dependencia: Dirección Jurídica
Dirección: Km 2, Bajo Espinalito, Vía Fusagasugá, Arbeláez.
Correo Electrónico: datos.personales@ovosanti.com

 

Procedimientos de presentación y respuesta a de consultas
Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de OVOSANTI S.A.S, o sus
causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos
en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá
presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este
documento.
Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha
de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho
término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en
que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.


Procedimientos de presentación y respuesta a de consultas quejas y reclamos

Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la
información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

  • Identificación del Titular
  • Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
  • Dirección del titular
  • Documentación que se quiera presentar como prueba

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes ala recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha
del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha
desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien
corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamoen trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho
término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.


Vigencia de la base de datos

Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de OVOSANTI S.A.S estarán vigentes a partir
del día treinta y uno (31) de marzo de 2022. OVOSANTI S.A.S se reserva el derecho a modificarlas,
en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.


Las bases de datos administradas por OVOSANTI S.A.S se mantendrán indefinidamente, mientras
desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de
carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier
momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de
OVOSANTI S.AS o una obligación contenida en un contrato entre OVOSANTI S.A.S y el Titular.